Prokrastineringssirkelen beskriver den onde syklusen hvor utsettelse fører til dårlig samvittighet og stress, som igjen fører til mer utsettelse. Her er et typisk forløp i prokrastineringssirkelen:
Ha klare mål og skap en følelse av mestringstro hos teammedlemmene.
Før arbeidet starter, hold et morgenmøte der alle får en forståelse av hva som skal gjøres, hvorfor det er viktig, og hvordan de kan bidra. B=MAP-prinsippet (Behavior = Motivation, Ability, Prompt) Sier at man gjør noe om man samtidig: har lyst, tror man får det til, og "startskuddet går"
Målet er en god start på dagen, med klare og meningsfulle mål som er enkle å begynne på og følge opp.
Gi kontinuerlig støtte og veiledning for å holde teammedlemmene på sporet og hjelpe dem med å håndtere utfordringer.
Gi ros for fremskritt og veiledning når det trengs. Bruk "double-loop" læring for å forstå dypere årsaker til problemer og juster strategier deretter.
Dette hjelper kollegaene å føle seg støttet og motivert, og det er enklere å fortsette arbeidet i stedet for å utsette det.
Feire små seire og identifisere forbedringsmuligheter på en konstruktiv måte.
Hold daglige stand-up møter der alle deler hva de har oppnådd og hva de planlegger å gjøre. Om noen sitter fast i et problem, er det fint å få løst det så smidig som mulig. Sprint reviews er nyttig for for å lære om hva som gikk bra og hva som kan forbedres. Her er two stars and a wish en god fremgangsmåte.
Møtene skal bidra til å bygge selvfølelse ved å fokusere på mestring, forbedring, og samarbeid, noe som igjen reduserer stress og dårlig samvittighet.
For å sikre at målene er klare og oppnåelige, kan man bruke SMART-prinsippet. SMART står for:
Eksempel på et SMART mål: "Jeg skal ha gjort ferdig én av oppgavene til lunsj hver dag, slik at alt er ferdig til torsdag og vi har tid til å se over sammen."
Løkmodellen kan brukes for å dykke dypere inn i målene til laget:
Om det er mange kreative idéer er det lurt å bli enige om hva som er absolutt viktigs for laget. Alt laget gjør skal styrke denne kjernen av løken. Deretter legger man på 2. prioritet, 3. prioritet, osv.
Løkmodellen sikrer at laget er enig om hva som er viktigst, nest viktigst, osv., og alle lagene i løken skal jobbe mot sentrum av løken (det viktigste).
Transformasjonsledelse er en stil der ledere jobber for å inspirere og motivere teammedlemmene til å jobbe mot felles mål og verdier. Her er noen måter transformasjonsledelse kan hjelpe med å snu prokrastineringssirkelen:
Tiltak: Ledere bør vise den atferden de ønsker å se hos teamet, inkludert å være proaktiv og engasjert i oppgavene sine.
Resultat: Dette skaper en kultur av positiv atferd som andre vil følge.
Tiltak: Vær tilgjengelig for å lytte til og støtte teammedlemmer som sliter med oppgavene sine. Forstå deres utfordringer og hjelp dem med å finne løsninger.
Resultat: Når teammedlemmer føler seg støttet, er de mer tilbøyelige til å ta initiativ og unngå utsettelse.
Tiltak: Kommuniser klare og inspirerende mål, og feir når disse målene oppnås.
Resultat: Dette skaper en følelse av prestasjon og motivasjon til å fortsette å jobbe hardt.
Tiltak: Oppmuntre teammedlemmer til å tenke utenfor boksen og komme med nye ideer. Belønn dem for deres innsats.
Resultat: Dette skaper et miljø der teammedlemmer føler seg verdsatt og engasjert, noe som reduserer prokrastinasjon.
Ved å implementere disse teamprosessene, bruke SMARTe mål og Løkmodellen, samt praktisere transformasjonsledelse, kan man bryte prokrastineringssirkelen og erstatte den med en god sirkel av motivasjon, produktivitet og positive følelser. Dette bidrar til at teamet blir mer effektivt, engasjert og i stand til å oppnå sine mål på en konsistent og tilfredsstillende måte.